top of page

HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

Hệ thống doanh nghiệp một cách hiệu quả có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc, hạn chế sự sai sót cho bạn và team của bạn. Quy tắc cơ bản cho hệ thống doanh nghiệp là : Hệ thống hóa các công việc hằng ngày, con người giải quyết những điều ngoại lệ.


Tất cả những gì không được hệ thống hóa thì cần con người điều hành. Luôn luôn xem xét đến việc tạo ra quy trình hệ thống hơn là thuê nhiều người. Hệ thống doanh nghiệp có nghĩa là mọi việc được hoàn thành một cách nhất quán, bất kể là ai trong nhóm


Nhớ rằng

  • Hệ thống điều hành doanh nghiệp của bạn

  • Con người điều hành hệ thống

  • Bạn lãnh đạo con người

Bốn bước cơ bản để hệ thống doanh nghiệp


Sơ đồ cho quy trình


Bạn cần phải sơ đồ hóa một lượt các quy trình để đảm bảo mọi thứ ăn khớp với nhau, thậm chí là loại bỏ những dư thừa không cần thiết.


Ghi lại cách nó được thực hiện


Yêu cầu thành viên trong team hiện đang thực hiện công việc viết ra từng bước khi thực hiện một nhiệm vụ. Người này sau đó tìm một người mới để thực hiện nhiệm vụ đó theo các bước đã ghi.


Nếu người hiện làm việc đó phải giải thích bất cứ thứ gì cho người mới thì thông tin đó sẽ được thêm vào quy trình. Khi đã hoàn thành bắt đầu lại với người khác cho đến khi bạn chứng minh rằng bất kì ai cũng có thể thực hiện nhiệm vụ đó mà không cần sự hỗ trợ.


Đo lường kết quả bằng cách sử dụng KPI


Thông thường mỗi đầu việc sẽ có ít nhất 5 chỉ số quan trọng để đo lường cách mà một người đã thực hiện việc đó. Hãy suy nghĩ xem bạn sẽ sử dụng 5 chỉ số nào để đo lường cho từng việc. Ví dụ, với người bán hàng thì đó là số khách hàng tiềm năng tạo ra được, tỉ lệ chuyển đổi, doanh thu trung bình mỗi lần bán, số lần mua lặp lại, sự hài lòng, tỉ suất lợi nhuận gộp…


Cho phép hệ thống thay đổi khi doanh nghiệp phát triển

Hãy đảm bảo rằng hệ thống của bạn tự điều chỉnh để cho phép nó phát triển cùng tiến độ mà doanh nghiệp của bạn phát triển


Làm sao để biết cần hệ thống ở đâu?

Khi bạn bắt đầu hệ thống doanh nghiệp của mình, hãy tự hỏi các câu hỏi sau:

  • Việc gì bạn đang thường xuyên làm mà một thành viên khác hoàn toàn có thể làm được?

  • Có điều gì bạn đang thích làm, nhưng thực ra team của bạn có thể thay thế được không?

  • Có điều gì bạn đang ghét làm mà vẫn phải làm không?

  • Có điều gì bạn đang làm mà các công cụ trực tuyến, các giải pháp công nghệ sẽ làm tốt hơn nhiều không?

Một số gợi ý cho việc hệ thống doanh nghiệp

  • Đừng làm phức tạp quá, nếu không mọi người sẽ không theo chúng. Đơn giản mọi thứ!

  • Sử dụng nhiều hình ảnh, video, thu âm… Điều này làm cho hệ thống dễ dàng hơn khi tuân thủ.

  • Mọi thứ cần được lưu trữ ở một nơi dễ tìm kiếm và dễ dàng truy cập. Mọi thành viên đều được yêu cầu định kỳ kiểm tra xem những đầu việc mình làm hàng ngày có đang được hỗ trợ một cách đầy đủ không và có biểu mẫu rõ ràng không?


Danh sách các đầu việc nên được hệ thống


Hệ thống vận hành văn phòng hàng ngày

  • Trả lời điện thoại

  • Nhận và trả lời thư tín/email

  • Mua và bảo dưỡng các thiết bị văn phòng

  • Gửi fax và email

  • Giai quyết yêu cầu phát sinh từ nội bộ hoặc bên ngoài

  • Sao lưu và lưu trữ dữ liệu

Hệ thống phát triển sản phẩm

  • Phát triển và bảo vệ sản phẩm một cách hợp pháp

  • Phát triển bao bì và các tài liệu liên quan ( catalogues)

  • Phát triển phương thức và quy trình sản xuất

  • Phát triển quy trình quản lý chi phí và đấu thầu sản xuấ

Hệ thống sản xuất và kho

  • Lựa chọn nhà cung cấp

  • Xác định sản phẩm hay dịch vụ đang được bảo hành hoặc tới hạn

  • Xác lập giá sản phẩm hay dịch vụ( bán lẻ và bán sỉ)

  • Xác lập quy trình mua sắm để sản xuất và tồn kho

  • Nhận và lưu kho sản phẩm

  • Điều chỉnh hàng tồn kho và số liệu kế toán

Hệ thống xử lý và theo dõi đơn đặt hàng

  • Nhận đơn hàng và ghi nhận lại bằng mail, fax, phone, online

  • Hoàn thành và đóng gói các đơn đặt hàng

  • Xác nhận các chi tiết trước khi sản phẩm hay dịch vụ được giao

  • Gửi các đơn hàng

  • Hệ thống quản lý chi phí vận chuyển

  • Hệ thống theo dõi đơn hàng

Hệ thống lập hóa đơn và tài khoản phải thu

  • Lên hóa đơn cho khách hàng

  • Nhận thanh toán và phương thức thanh toán ( tiền mặt, séc, hoặc thẻ tín dụng)

  • Theo dõi các khoản tín dụng của khách hàng và các khoản phải thu

  • Quy trình thu hồi công nợ cho các khoản phải thu và các khoản quá hạn

Hệ thống chăm sóc khách hàng

  • Quy trình nhận hàng trả lại và trả tiền cho khách

  • Trả lời những phản ánh của khách hàng

  • Thay thế những sản phẩm lỗi hay cung cấp dịch vụ bảo hành

  • Đo lường chất lượng và sự chuyên nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ

Hệ thống khoản phải trả

  • Quy trình mua và phê duyệt việc mua

  • Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

Hệ thống Sales và Marketing

  • Xây dựng kế hoach marketing tổng hợp

  • Thiết kế và sản xuất vật liệu quảng cáo

  • Phát triển khách hàng tiềm năng

  • Tạo ra kế hoạch quảng cáo

  • Xây dựng kế hoạch quan hệ công chúng

  • Xây dựng kế hoạch thư trực tiếp

  • Phát triển và duy trì hệ thống dữ liệu

  • Phát triển và duy trì website

  • Phân tích và theo dõi số liệu sales

  • Liên tục đo lường số lượng và nguồn gốc khách hàng

  • Đo lường tỉ lệ chuyển đổi cho từng nhân viên bán hàng

  • Đo lường số tiền trung bình cho các thành vi

  • Đo lường tỉ suất lợi nhuận

Hệ thống con người và đào tạo

  • Quy trình tuyển dụng

  • Huấn luyện nhân viên

  • Quy trình trả lương

  • Chương trình giới thiệu nhân sự mới hay thăng chức cho thành viên

  • Mô tả vị trí công việc thành viên

  • Kế hoạch nghề nghiệp

  • Văn hóa công ty

  • Tầm nhìn và sứ mệnh công ty

  • Đánh giá hiệu suất làm việc của team

  • Giải quyết xung đột

  • Kế hoạch nhân sự dự phòng

  • Hệ thống dự phòng


Hệ thống kế toán tổng hợp

  • Quản lý quy trình kế toán ngày , tuần, tháng, năm

  • Hoàn thành và theo dõi ngân sách tháng và năm

  • Hoàn thành bảng cân đối kế toán hàng tháng

  • Cập nhật bảng dòng tiền ngày và tuần

  • Quản lý tiền mặt với các nhu cầu vay trong tương lai được đảm bảo và có sẵn

  • Lập ngân sách và dự báo

  • Báo cáo thuế – lương và khấu trừ thanh toán

  • Hoàn thành bảng cân đối kế toán ngân hàng

  • Duy trì đăng kí tài sản bao gồm khấu hao

Hệ thống doanh nghiệp cho các mục tiêu chung

  • Đàm phán, soạn thảo, thực hiện hợp đồng

  • Phát triển và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ

  • Quản lý nhu cầu bảo hiểm và bảo hiểm

  • Báo cáo và nộp thuế

  • Lập kế hoạch cho các loại thuế

  • Quản lý và lưu trữ hồ sơ

  • Bảo dưỡng thiết bị

  • Duy trì quan hệ nhà đầu tư/ cổ đông

  • Quy trình lưu thông tin

  • Đảm bảo an toàn về pháp lý

  • Xây dựng kế hoạch kinh doanh để phát triển

Hệ thống quản lý các tài sản

  • Duy trì và thiết kế hệ thống điện thoại và điện

  • Nâng cấp thiết bị văn phòng

  • Giấy phép và lệ phí

  • Giấy phép nhượng quyền

  • Cấp phép cho các đối tác nhượng quyền

  • Đảm bảo an ninh toàn cho các trang thiết bị và tài sản

1 view0 comments

Recent Posts

See All

Định giá doanh nghiệp của mình

Khi xây dựng một doanh nghiệp, cho dù chúng ta có muốn bán nó đi hoàn toàn hay chỉ bán một phần (gọi vốn, góp vốn chung, sát nhập, IPO...), ngay thậm chí bạn không có nhu cầu bán thì chúng ta đều muốn

Comments


bottom of page