top of page

5 bước để thiết lập KPI cho doanh nghiệp

KPI là gì và làm sao để thiết lập KPI cho doanh nghiệp hiệu quả luôn là câu hỏi mà rất nhiều người quan tâm. Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ với bạn một cách thức đơn giản nhưng có thể áp dụng được cho hầu hết các trường hợp nhé.



KPIs là gì?


KPIs là gì? KPI viết tắt của KPI – Key Performance Indicator, là các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một người, một bộ phận hay một doanh nghiệp.


Chúng ta hay nói, nhân viên A làm rất tốt, nhân viên B làm không tốt lắm.. Thế nào là rất tốt, thế nào là tốt và thế nào là không tốt lắm? Tất cả những điều này cần phải được đánh giá thông qua hiệu quả công việc, và hiệu quả công việc thể hiện qua các chỉ số đo lường là KPI.


Trong ba từ K,P và I, theo bạn tại sao lại là Key? Đơn giản là vì đó là những chỉ số trọng yếu mà khi bạn đạt được nó, thì mục tiêu của bạn cũng sẽ đạt được.


Với nhân viên bán hàng, mục tiêu cuối cùng của bạn dành cho họ là doanh số, vậy KPI dành cho nhân viên bán hàng phải là những chỉ số trọng yếu mà khi đạt được nó, chắc chắn họ sẽ đạt được mục tiêu mà bạn đề ra.


Nguyên nhân và kết quả


Có rất nhiều chỉ số khác nhau trong doanh nghiệp, nhưng bất cứ khi nào thiết lập KPI, bạn cần phải biết những chỉ số nào là nguyên nhân, những chỉ số nào là kết quả. Bạn chỉ nên đánh giá thông qua các chỉ số là nguyên nhân dẫn đến các chỉ số khác mà thôi.


Đây là một chủ đề thực sự không đơn giản và dễ dàng nói trong vài trang của tài liệu này. Tôi sẽ cố gắng trình bày những điều căn bản nhất mang tính nguyên tắc để bạn có cái nhìn tổng quan KPIs là gì và bước đầu có thể áp dụng trong doanh nghiệp của mình.


Có một nguyên tắc bạn cần phải nhớ, cái gì không đo lường được thì bạn sẽ không bao giờ đánh giá được. Cái gì không đánh giá được thì sẽ không thể quản lý được, và khi bạn không quản lý được, bạn sẽ không thể cải tiến được nó.



Ba thành phần của KPI / KPIs

Khi thiết lập KPI / KPIs cho một vị trí nào đó, có 3 thành phần quan trọng bạn cần phải để ý:

  • Objectives: bạn muốn điều gì? Bạn kỳ vọng vào điều gì ở vị trí này?

  • Measure: Bạn sẽ đo lường nó như thế nào?

  • Target: Cụ thể con số mà bạn mong muốn là bao nhiêu?

KPIs là gì? KPIs có phải là để kiểm soát?


Câu trả lời là không, KPI / KPIs là để giúp cho người chủ và toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp:

  • Truyền thông

  • Đánh giá hiệu suất hoạt động

  • Học hỏi và cải tiến

  • Đưa ra quyết định và hành động

KPIs là gì và 5 bước thiết lập KPIs trong doanh nghiệp


Bước 1. Thiết lập mục tiêu


Bạn cần thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp và mục tiêu cho từng phòng ban, mục tiêu cho từng vị trí.


Bước 2. Đánh giá hiện tại


Xác định các phương thức ĐANG sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của từng vị trí. Các phương thức đánh giá này đã đủ hay chưa? Có phù còn hợp với mục tiêu hiện tại hay không? Có khoảng cách nào giữa cách đánh giá hiện tại và mục tiêu của doanh nghiệp không?



Bước 3. Lựa chọn


Lựa chọn 5-7 đầu việc quan trọng nhất trong bản mô tả công việc của mỗi vị trí và cùng với bước 2 thiết lập phương thức đánh giá mới, các chỉ số mới. Lưu ý là cách đánh giá mới phải dựa trên các yếu tố sau đây:

  • Mục tiêu

  • Số liệu năm trước

  • Xu thế năm nay

  • Ngân sách


Bước 4. Phân tích và báo cáo.


Thiết lập hệ thống báo cáo và phân tích kết quả của từng vị trí. Hệ thống báo cáo phải đảm bảo có thể đọc một cách dễ dàng, ngắn gọn ( trên 1 trang thôi) và có biểu đồ so sánh.


Bước 5. Cải tiến


Bước này là bước rất quan trọng, vì khi mục tiêu thay đổi, chiến lược thay đổi thì KPI / KPIs cho từng vị trí sẽ thay đổi theo. KPI / KPIs phải luôn được cập nhật hàng năm dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp.


Xin lưu ý là mọi vị trí, miễn là bạn có mô tả công việc là đều có thể thiết lập KPI cho họ, ngay cả bảo vệ.


Ví dụ thực tế


Tôi muốn kể cho các bạn nghe một câu chuyện sử dụng KPI / KPIs để bạn thực sự hiểu KPIs là gì và chúng tôi sử dụng nó như thế nào?


Doanh nghiệp này có khoảng 30 nhân viên kinh doanh và chia làm nhiều khu vực khác nhau. Trong tháng 4 và tháng 5 năm ngoái, tình hình doanh thu giảm đi rất nhiều. Một phần vì những bất lợi của thời tiết, nhưng đâu đó, tôi vẫn tin là do chưa làm hết sức có thể.


Sau khi hỏi kỹ, tôi phát hiện ra là công ty có đặt ra KPI /KPIs cho nhân viên kinh doanh là mỗi ngày liên lạc với 15 khách hàng. KPI /KPIs này đã đặt ra từ mấy năm trước. Gần như ngay lập tức tôi biết rằng là con số 15 này không còn đúng nữa.


Đo lường


Tôi gửi cho họ một file excel, ghi nhận lại các con số từng ngày của mỗi sales bao gồm: bạn liên lạc với bao nhiêu người? tỉ lệ bán hàng thành công là bao nhiêu? Mỗi lần bán được bao nhiêu tiền? Mỗi người mua lặp lại bao nhiêu lần?


Chỉ có vài con số như vậy thôi. Chúng tôi cho đo liên tục trong 2 tuần. Sau 2 tuần phân tích số liệu, họ phát hiện ra, nếu chỉ với các con số này, mỗi nhân viên chỉ có thể đạt 1/2 chỉ tiêu mà công ty đã đề ra.


Sự thật đúng là như vậy, 3 năm trước họ đặt ra KPI /KPIs này và mức doanh thu kỳ vọng lúc đó mới khoảng 10 triệu Đô la mỗi năm, trong khi năm 2016 họ đặt chỉ tiêu là gần 20 triệu Đô la. Bạn thấy đấy, một khi thiết lập KPI / KPIs sai hoặc không cập nhật, hậu quả thật khủng khiếp.


Kết quả


3 tuần sau khi điều chỉnh lại KPI /KPIs cho từng sales, doanh thu công ty gần quay trở lại mức kỳ vọng ban đầu. Bạn có thấy tuyệt vời không?


Hãy chú ý đến đoạn in nghiêng và đậm ở trên, đó là những KPI / KPIs quan trọng nhất cho một nhân viên bán hàng đấy. Bạn có thể lên Youtube, tìm đến videos có tên là 5 bước để gia tăng lợi nhuận của tôi để hiểu thêm về nó. Nếu tìm không thấy, bạn có thể email đến tôi, tôi sẽ gửi cho bạn hoặc mời bạn đến chương trình huấn luyện mô hình 6 bước để xây dựng doanh nghiệp thành công của tôi. Trong ngày huấn luyện đó, tôi cũng sẽ trình bày rất chi tiết nội dung này và ứng dụng của nó.



Một số nhóm KPI / KPIs để lựa chọn


Tôi hay nhận được các câu hỏi như là KPIs là gì hay làm sao để thiết lpj KPIs, cho tôi xin vài mẫu KPIs được không? Hãy tham khảo các KPIs mẫu dưới đây nhé.


KPIs mẫu cho Sales – KPIs mẫu cho marketing

  1. Thị phần

  2. Khách hàng tiềm năng phân loại theo nguồn

  3. Số lượng khách hàng tiềm năng

  4. Tỉ lệ chuyển đổi

  5. Doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng

  6. Lợi nhuận trên mỗi khách hàng

  7. Số lượng giao dịch trung bình trên mỗi khách hàng

  8. Độ hài lòng của khách hàng

  9. Số lượng khách hàng mới

  10. Độ nhận diện thương hiệu

  11. Số lượng khách hàng hiện có

  12. Số lượng khách hàng được giới thiệu

  13. Tỉ trọng doanh thu trên từng mặt hàng

  14. Tỉ lệ khách hàng tái ký hợp đồng hay mua lại

  15. Giá trị vòng đời của khách hàng

KPI / KPIs mẫu cho Tài chính

  1. Doanh thu

  2. Tỉ suất lợi nhuận ròng

  3. Tỉ suất lợi nhuận gộp

  4. ROI

  5. Tiền mặt

  6. Giá vốn hàng bán

  7. Vòng quay tồn kho

  8. Dòng tiền

  9. Vay ngân hàng

  10. Lưu kho

  11. Tuổi nợ

  12. EBITDA

  13. Chi phí sửa chữa hàng năm

  14. Tỉ lệ nợ và tài sản

  15. Đầu tư nghiên cứu và phát triển

  16. Chi phí đào tạo

  17. Chi phí marketing

  18. Khấu hao tài sản

  19. Tài sản cố định

  20. Nợ ngắn hạn

  21. Chi phí lãi vay

  22. Nợ xấu

  23. Chiết khấu

KPI / KPIs mẫu cho hoạt động hàng ngày

  1. Chi phí trên mỗi sản phẩm

  2. Số lượng nhân viên

  3. Chi phí

  4. Thời gian phản hồi cho khách hàng

  5. Timeliness

  6. Dịch vụ sau bán hàng

    1. Phần trăm hay số lượng sản phẩm phải bảo hành

    2. Trả hàng

    3. Sai sót khi giao hàng

  7. Số lượng khách hàng phản hồi

  8. Số lượng đơn hàng bị hủy trước khi giao

  9. Số lượng đơn hàng giao sai

  10. Giờ công lao động

  11. Thời gian phải làm thêm

  12. Thời gian bị gián đoạn kinh doanh

  13. Chi phí bảo trì

KPI / KPIs mẫu cho nhân sự

  1. Số lượng nhân viên

  2. Số lượng quản lý

  3. Tỉ lệ quản lý trên nhân viên

  4. Nghỉ việc

  5. Số lượng nhân viên mới

  6. Số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên

  7. Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên

  8. Chi phí tuyển dụng nhân sự mới

  9. Phần trăm nhân viên được đào tạo đầy đủ

  10. Tỉ lệ biến động nhân sự

Độ hài lòng của nhân viên

  1. Kết quả hoạt động trên mỗi nhân viên

  2. Doanh thu trên mỗi nhân viên

  3. Hiệu suất hoạt động

KPI / KPIs cho nhà cung cấp

Độ hài lòng với nhà cung cấp

  1. Thời gian phản hồi

  2. So sánh chi phí trên từng nhà cung cấp

  3. Giao hàng đúng hẹn

  4. Độ hài lòng

  5. Số lượng hay phần trăm hàng lỗi

  6. Công nợ

  7. Số lượng nhà cung cấp

Độ hài lòng của nhà cung cấp

  1. Lợi nhuận cho nhà cung cấp

  2. Phản hồi với nhà cung cấp

  3. Thanh toán

KPI / KPIs cho đổi mới sáng tạo

  1. Doanh thu trên sản phẩm mới hàng năm

  2. Doanh thu từ thị trường mới

  3. Doanh thu từ phân khúc khách hàng mới

  4. Số lượng khách hàng mới

  5. Thời gian ra thị trường của sản phẩm mới

  6. Thời gian ra thị trường của dịch vụ mới

  7. Ngân sách hàng năm cho R & D


6 views0 comments

Recent Posts

See All

Định giá doanh nghiệp của mình

Khi xây dựng một doanh nghiệp, cho dù chúng ta có muốn bán nó đi hoàn toàn hay chỉ bán một phần (gọi vốn, góp vốn chung, sát nhập, IPO...), ngay thậm chí bạn không có nhu cầu bán thì chúng ta đều muốn

Comments


bottom of page